Das Landessystem der E-Rechnungen ist ein staatliches System zum Ausstellen, Empfangen und Aufbewahren strukturierter Rechnungen.
Eine Rechnung wird nicht mehr nur eine per E-Mail verschickte PDF-Datei sein. Eine im KSeF ausgestellte Rechnung gelangt in ein zentrales System und erhält eine besondere Identifikationsnummer.
In einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung meldet sich das Unternehmen selbst im System an – und der Vorstand ist dafür verantwortlich, wer im Namen der Gesellschaft Rechnungen ausstellen, empfangen und einsehen darf.
Ab wann betrifft KSeF die Gesellschaften mit beschränkter Haftung?
Ab dem 1. Februar 2026 müssen Gesellschaften damit rechnen, dass ein Teil der Eingangsrechnungen im KSeF verfügbar sein wird, insbesondere von größeren Geschäftspartnern.
Ab dem 1. April 2026 erfasst die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen im KSeF die meisten übrigen Steuerpflichtigen, darunter die Gesellschaften mit beschränkter Haftung.
Für die kleinsten Unternehmen ist eine befristete Ausnahme vorgesehen – wenn der Wert der durch Rechnungen belegten Umsätze in einem Monat 10 000 zł brutto nicht übersteigt, dürfen bis Ende 2026 Rechnungen außerhalb des KSeF ausgestellt werden. Nach Überschreiten der Grenze entsteht die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen im KSeF bereits ab der Rechnung, die diese Grenze überschritten hat.
Wie erhält eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung Zugang zum KSeF?
Es gibt zwei Wege:
- hat die Gesellschaft ein qualifiziertes Siegel mit der zugeteilten Steuernummer (NIP), kann sie sich damit unmittelbar anmelden – ohne zusätzliche Formalitäten gegenüber dem Finanzamt,
- gibt es kein Siegel, muss beim Finanzamt eine ZAW-FA-Mitteilung eingereicht werden, in der eine natürliche Person benannt wird (z. B. ein Vorstandsmitglied, eine Buchhalterin), die als erste den administrativen Zugang zum System im Namen der Gesellschaft erhält.
Die in der ZAW-FA benannte Person meldet sich mit dem Vertrauenswürdigen Profil oder einer qualifizierten Signatur im KSeF an, und erteilt anschließend – ohne weitere Meldungen in Papierform – selbstständig weitere Berechtigungen elektronisch im System selbst: anderen Mitarbeitern, weiteren Vorstandsmitgliedern und auch anderen Unternehmen, etwa einem Buchhaltungsbüro.
Mehrköpfiger Vorstand – woran zu denken ist
Bei einem mehrköpfigen Vorstand lohnt es sich, vorab festzulegen, wer erster Administrator des Systems ist und ob auch die übrigen Vorstandsmitglieder Zugang erhalten sollen. Gute Praxis ist es, die Berechtigungen nicht nur einer Person zu erteilen – Urlaub, Krankheit oder eine Änderung in der Zusammensetzung des Vorstands sollten das Ausstellen oder den Empfang von Rechnungen nicht blockieren.
Eine Änderung in der Zusammensetzung des Vorstands ist ebenfalls ein Signal, die Berechtigungen im KSeF zu überprüfen und zu aktualisieren – automatisch ändern sie sich nicht.
Wie man die Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsbüro aufsetzt
Bislang schickten viele Gesellschaften ihre Rechnungen per E-Mail, über ein Kundenportal an das Buchhaltungsbüro oder übergaben sie in Papierform. Im KSeF ändert sich dieser Ablauf – das Dokument existiert im System und nicht als Anhang einer E-Mail.
Deshalb lohnt es sich, vorab festzulegen:
- wer in der Gesellschaft die Ausgangsrechnungen ausstellt,
- wer die Eingangsrechnungen entgegennimmt,
- ob das Buchhaltungsbüro als berechtigtes Unternehmen unmittelbaren Zugang zum KSeF erhalten soll,
- ob das in der Gesellschaft eingesetzte Rechnungsprogramm KSeF und mehrere Nutzer gleichzeitig unterstützt.
Wer haftet für den Zugang zu den Rechnungen?
Die Gesellschaft – vertreten durch den Vorstand – haftet für das Ausstellen der Rechnungen und für die Erteilung der richtigen Berechtigungen im KSeF. Ohne das hat das Buchhaltungsbüro womöglich keine Möglichkeit, die Dokumente aus dem System herunterzuladen.
Fengo Sp. z o.o. | Buchhaltungsbüro | Cieszyn
www.fengo.pl | biuro@fengo.pl
