Národní systém e-faktur je státní systém pro vystavování, přijímání a uchovávání strukturovaných faktur.
Faktura už nebude jen souborem PDF poslaným mailem. Faktura vystavená v KSeF putuje do centrálního systému a získává zvláštní identifikační číslo.
Ve společnosti s ručením omezeným se do systému přihlašuje subjekt – a za to, kdo smí jménem společnosti vystavovat, přijímat a prohlížet faktury, odpovídá statutární orgán.
Od kdy se KSeF týká společností s ručením omezeným?
Od 1. února 2026 musí společnosti počítat s tím, že část nákupních faktur bude dostupná v KSeF, zejména od větších obchodních partnerů.
Od 1. dubna 2026 povinnost vystavovat faktury v KSeF zahrnuje většinu ostatních poplatníků, včetně společností s ručením omezeným.
Pro nejmenší subjekty byla stanovena dočasná výjimka – pokud hodnota prodeje doloženého fakturami v daném měsíci nepřekročí 10 000 zł brutto, lze do konce roku 2026 vystavovat faktury mimo KSeF. Po překročení limitu vzniká povinnost vystavovat faktury v KSeF již od faktury, která tento limit překročila.
Jak společnost s ručením omezeným získá přístup do KSeF?
Existují dvě cesty:
- pokud má společnost kvalifikovanou pečeť s přiděleným daňovým identifikačním číslem (NIP), může se jí přihlásit přímo – bez dalších formalit vůči finančnímu úřadu,
- pokud pečeť nemá, je nutné podat finančnímu úřadu oznámení ZAW-FA a označit fyzickou osobu (např. člena statutárního orgánu, účetní), která jako první získá správcovský přístup do systému jménem společnosti.
Osoba označená v ZAW-FA se do KSeF přihlásí Důvěryhodným profilem nebo kvalifikovaným podpisem, a poté – již bez dalších papírových podání – sama uděluje další oprávnění elektronicky přímo v systému: dalším zaměstnancům, dalším členům statutárního orgánu, a také jiným subjektům, například účetní kanceláři.
Vícečlenný statutární orgán – na co pamatovat
Při vícečlenném statutárním orgánu se vyplatí předem určit, kdo je prvním správcem systému a zda mají přístup dostat i ostatní členové. Dobrou praxí je neudělovat oprávnění pouze jedné osobě – dovolená, nemoc či změna ve složení orgánu by neměly blokovat vystavování nebo příjem faktur.
Změna ve složení statutárního orgánu je rovněž signálem k prověření a aktualizaci oprávnění v KSeF – automaticky se nemění.
Jak nastavit spolupráci s účetní kanceláří
Dosud mnoho společností posílalo faktury do účetní kanceláře mailem, přes klientský panel nebo je předávalo papírově. V KSeF se tento oběh mění – dokument funguje v systému, a ne jako příloha mailu.
Proto se vyplatí předem stanovit:
- kdo ve společnosti vystavuje prodejní faktury,
- kdo přijímá nákladové faktury,
- zda má účetní kancelář dostat přímý přístup do KSeF jako oprávněný subjekt,
- zda fakturační program používaný ve společnosti podporuje KSeF a více uživatelů současně.
Kdo odpovídá za přístup k fakturám?
Společnost – zastoupená statutárním orgánem – odpovídá za vystavování faktur a za udělení správných oprávnění v KSeF. Bez toho nemusí mít účetní kancelář možnost stáhnout dokumenty ze systému.
Fengo Sp. z o.o. | Účetní kancelář | Cieszyn
www.fengo.pl | biuro@fengo.pl
