KSeF für Einzelunternehmen (JDG)
KSeF, also das Landessystem der E-Rechnungen, ist ein staatliches System zum Ausstellen, Empfangen und Aufbewahren strukturierter Rechnungen.
Eine Rechnung wird nicht mehr nur eine per E-Mail verschickte PDF-Datei sein. Eine im KSeF ausgestellte Rechnung gelangt in ein zentrales System und erhält eine besondere Identifikationsnummer.
Ab wann betrifft KSeF ein Einzelunternehmen?
Ab dem 1. Februar 2026 müssen Unternehmer damit rechnen, dass ein Teil der Eingangsrechnungen im KSeF verfügbar sein wird, insbesondere von größeren Geschäftspartnern.
Ab dem 1. April 2026 erfasst die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen im KSeF die meisten übrigen Steuerpflichtigen, darunter die Einzelunternehmen.
Für die kleinsten Firmen ist eine befristete Ausnahme vorgesehen – wenn der Wert der durch Rechnungen belegten Umsätze in einem Monat 10 000 zł brutto nicht übersteigt, dürfen sie bis Ende 2026 Rechnungen außerhalb des KSeF ausstellen. Nach Überschreiten der Grenze entsteht die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen im KSeF bereits ab der Rechnung, die diese Grenze überschritten hat.
Wie erhält ein Einzelunternehmen Zugang zum KSeF? Der Inhaber eines Einzelunternehmens kann sich als natürliche Person im System anmelden, mit dem Vertrauenswürdigen Profil oder einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Der Unternehmer sollte prüfen, ob er sich im System anmelden kann und ob sein Buchhaltungsbüro die entsprechenden Rechte für die Bearbeitung der Dokumente hat.
Bislang schickten viele Unternehmer ihre Rechnungen per E-Mail, über ein Kundenportal an das Buchhaltungsbüro oder übergaben sie in Papierform.
Im KSeF ändert sich dieser Ablauf.
Deshalb lohnt es sich, vorab festzulegen:
• wer die Ausgangsrechnungen ausstellt,
• wer die Eingangsrechnungen entgegennimmt,
• ob das Buchhaltungsbüro Zugang zum KSeF haben soll,
• ob das Rechnungsprogramm KSeF unterstützt.
Prüfen Sie, ob Sie ein aktives Vertrauenswürdiges Profil oder eine qualifizierte Signatur haben. Melden Sie sich im KSeF oder in dem Programm an, das Sie nutzen werden. Klären Sie mit Ihrem Buchhaltungsbüro, wer die Eingangsrechnungen herunterlädt und welche Rechte erteilt werden müssen.
Das Wichtigste: Behandeln Sie das PDF nicht als einzige Quelle des Dokuments.
Im KSeF existiert die Rechnung im System und nicht nur als Anhang einer E-Mail.
Wer haftet für den Zugang zu den Rechnungen? Für seine Firma haftet der Unternehmer, für das Ausstellen der Rechnungen und für die Erteilung der richtigen Zugänge. Ohne das hat das Buchhaltungsbüro womöglich keine Möglichkeit, die Dokumente aus dem KSeF herunterzuladen. Die Buchhaltung kann helfen, aber der Unternehmer muss ihr den Zugang zu den Rechnungen ermöglichen.
KSeF muss kein Problem sein, wenn Sie sich rechtzeitig vorbereiten.
Es lohnt sich, schon jetzt den Zugang, das Rechnungsprogramm und die Art der Übergabe der Dokumente an das Buchhaltungsbüro zu prüfen. So ersparen Sie sich Ärger, Rückstände und Probleme bei der Abrechnung der Rechnungen.
Wenn Sie ein Einzelunternehmen führen und nicht wissen, womit Sie die Vorbereitung auf KSeF beginnen sollen – nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Fengo Sp. z o.o. | Buchhaltungsbüro | Cieszyn
www.fengo.pl | biuro@fengo.pl
Der obige Artikel dient ausschließlich Informations- und Bildungszwecken. Er stellt keine Steuerberatung im Sinne des Gesetzes vom 5. Juli 1996 über die Steuerberatung dar. In Einzelfällen empfehlen wir die Konsultation eines Steuerberaters oder der zuständigen Steuerbehörde.
