KSeF dla JDG
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowy system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Faktura nie będzie już tylko plikiem PDF wysłanym mailem. Faktura wystawiona w KSeF trafia do centralnego systemu i otrzymuje specjalny numer identyfikacyjny.
Od kiedy KSeF dotyczy JDG?
Od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy muszą liczyć się z tym, że część faktur zakupowych będzie dostępna w KSeF, szczególnie od większych kontrahentów.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje większość pozostałych podatników, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze.
Dla najmniejszych firm przewidziano czasowy wyjątek — jeżeli wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą one do końca 2026 roku wystawiać faktury poza KSeF. Po przekroczeniu limitu obowiązek wystawiania faktur w KSeF pojawia się już od faktury, która ten limit przekroczyła.
Jak JDG uzyskuje dostęp do KSeF? Właściciel JDG może zalogować się do systemu jako osoba fizyczna, korzystając z Profilu Zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy potrafi zalogować się do systemu i czy jego biuro rachunkowe ma odpowiednie uprawnienia do obsługi dokumentów.
Do tej pory wielu przedsiębiorców wysyłało faktury do biura rachunkowego mailem, przez panel klienta albo przekazywało je papierowo.
W KSeF ten obieg się zmienia.
Dlatego warto wcześniej ustalić:
• kto wystawia faktury sprzedaży,
• kto odbiera faktury kosztowe,
• czy biuro rachunkowe ma mieć dostęp do KSeF,
• czy program do faktur obsługuje KSeF.
Sprawdź, czy masz aktywny Profil Zaufany albo podpis kwalifikowany. Zaloguj się do KSeF lub programu, z którego będziesz korzystać. Ustal z biurem rachunkowym, kto będzie pobierał faktury kosztowe i jakie uprawnienia trzeba nadać.
Najważniejsze: nie traktuj PDF-a jako jedynego źródła dokumentu.
W KSeF faktura funkcjonuje w systemie, a nie tylko jako załącznik do maila.
Kto odpowiada za dostęp do faktur? To przedsiębiorca odpowiada za swoją firmę, wystawianie faktur i nadanie właściwych dostępów. Bez tego biuro rachunkowe może nie mieć możliwości pobrania dokumentów z KSeF. Księgowość może pomóc, ale przedsiębiorca musi umożliwić jej dostęp do faktur.
KSeF nie musi być problemem, jeśli przygotujesz się wcześniej.
Warto już teraz sprawdzić dostęp, program do fakturowania i sposób przekazywania dokumentów do biura rachunkowego. Dzięki temu unikniesz nerwów, zaległości i problemów z rozliczaniem faktur.
Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i nie wiesz, od czego zacząć przygotowanie do KSeF — skontaktuj się z nami.
Fengo Sp. z o.o. | Biuro Rachunkowe | Cieszyn
www.fengo.pl | biuro@fengo.pl
Powyższy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym. W sprawach indywidualnych zalecamy konsultację z doradcą podatkowym lub właściwym organem podatkowym.
