Um KSeF zu nutzen, muss jede Person, die eine Aktion im System durchführt, über die entsprechende Berechtigung verfügen. Bevor das System die Ausstellung oder den Empfang einer Rechnung erlaubt, muss es die Identität des Benutzers verifizieren – also sicherstellen, dass die betreffende Person tatsächlich berechtigt ist, im Namen des Steuerpflichtigen zu handeln. Mit anderen Worten: Bevor Sie eine Rechnung in KSeF ausstellen oder empfangen, müssen Sie sich im System authentifizieren.
Es gibt vier mögliche Authentifizierungsmethoden:
1. Elektronisches Identifikationsmittel (z.B. ePUAP, Profil zaufany (vertrauenswürdiges Profil), Bankanmeldung).
2. Qualifizierte elektronische Signatur.
3. Qualifiziertes elektronisches Siegel.
4. KSeF-Zertifikat, das nach vorheriger Authentifizierung des Steuerpflichtigen oder der berechtigten Person generiert wird.
Bis zum 31. Dezember 2026 ist noch die Anmeldung mit einem Token nach den bisherigen Regeln möglich. Nach diesem Datum wird der Token durch das KSeF-Zertifikat ersetzt. Benutzer, die einen Token verwenden, können kein KSeF-Zertifikat generieren, solange sie die Authentifizierungsmethode nicht ändern.
Wie vergibt man die ersten Berechtigungen?Einzelunternehmen (JDG)
Bei Unternehmern, die ein Einzelunternehmen führen, ist der Prozess sehr einfach:
1. Gehen Sie auf https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
2. Melden Sie sich über ePUAP, Bank oder qualifizierte elektronische Signatur an.
3. Nach der Anmeldung vergeben Sie Berechtigungen an bestimmte Personen (z.B. Buchhalter oder Mitarbeiter eines Buchhaltungsbüros).
Gesellschaften und andere Einheiten (keine natürlichen Personen)
Bei Gesellschaften und anderen juristischen Personen sieht das Verfahren etwas anders aus:
1. Wählen Sie eine natürliche Person (Vertreter), die im KSeF sogenannte Eigentümerberechtigungen erhält.
2. Melden Sie sie beim Finanzamt mittels Formular ZAW-FA (derzeit Version ZAW-FA(2)) an, das nur in Papierform eingereicht werden kann.
3. Nach der Registrierung des Vertreters kann sich diese Person bei KSeF anmelden (ePUAP, Bank, qualifizierte Signatur) und weitere Berechtigungen an andere Personen vergeben.
Alternativ können Gesellschaften auch Berechtigungen mittels qualifiziertem elektronischem Siegel vergeben.
Zusammenfassend - die Grundlage für die Arbeit mit KSeF ist die ordnungsgemäße Authentifizierung und Vergabe entsprechender Berechtigungen. Je nach Unternehmensform – Einzelunternehmen (JDG), Gesellschaft oder andere Einheit – sieht dieser Prozess etwas anders aus, jedoch ist in jedem Fall entscheidend, dass die entsprechenden Personen verifiziert und dem System zugewiesen werden.
Sie müssen sich nicht allein mit KSeF auseinandersetzen! Das Team des Buchhaltungsbüros Fengo hilft und unterstützt Sie in jeder Phase der Einführung.
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