Щоб користуватися KSeF, кожна особа, яка виконує будь-яку дію в системі, повинна мати відповідний дозвіл. Перш ніж система дозволить виставити або отримати рахунок-фактуру, вона повинна верифікувати особу користувача – тобто переконатися, що дана особа дійсно має право діяти від імені платника податків. Іншими словами: перш ніж виставити або отримати рахунок-фактуру в KSeF, ви повинні автентифікуватися в системі.
Можливі чотири методи автентифікації:
1. Засіб електронної ідентифікації (напр. ePUAP, profil zaufany, вхід через банк).
2. Кваліфікований електронний підпис.
3. Кваліфікована електронна печатка.
4. Сертифікат KSeF, який генерується після попередньої автентифікації платника податків або уповноваженої особи.
До 31 грудня 2026 р. все ще можливий вхід за допомогою токена на існуючих засадах. Після цієї дати токен буде замінено сертифікатом KSeF. Користувачі, які користуються токеном, не зможуть згенерувати сертифікат KSeF, поки не змінять спосіб автентифікації.
Як надати перші дозволи?Одноосібна господарська діяльність (JDG)
У випадку підприємців, які ведуть одноосібну господарську діяльність, процес дуже простий:
1. Перейдіть на сторінку https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
2. Увійдіть за допомогою ePUAP, банку або кваліфікованого електронного підпису.
3. Після входу надайте дозволи конкретним особам (напр. бухгалтеру або працівнику бухгалтерського бюро).
Товариства та інші суб'єкти (що не є фізичними особами)
У випадку товариств та інших юридичних осіб процедура виглядає дещо інакше:
1. Виберіть одну фізичну особу (представника), яка отримає в KSeF так звані права власника.
2. Заявіть її до податкової інспекції за допомогою формуляра ZAW-FA (наразі версія ZAW-FA(2)), який можна подати лише в паперовій формі.
3. Після реєстрації представника ця особа може увійти до KSeF (ePUAP, банк, кваліфікований підпис) і надати подальші дозволи іншим особам.
Альтернативно, товариства можуть також надавати дозволи за допомогою кваліфікованої електронної печатки.
Підсумовуючи - основою початку роботи з KSeF є правильна автентифікація та надання відповідних дозволів. Залежно від форми ведення господарської діяльності – JDG, товариство чи інший суб'єкт – цей процес виглядає дещо по-різному, однак у кожному випадку ключовим є те, щоб відповідні особи були верифіковані та призначені до системи.
Вам не потрібно самостійно розбиратися з KSeF! Команда Бухгалтерського бюро Fengo готова допомогти та підтримати на кожному етапі впровадження.
Fengo Sp. z o.o. | Бухгалтерське бюро | Cieszyn
www.fengo.pl | biuro@fengo.pl
