Krajowy System e-Faktur, to państwowy system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Faktura nie będzie już tylko plikiem PDF wysłanym mailem. Faktura wystawiona w KSeF trafia do centralnego systemu i otrzymuje specjalny numer identyfikacyjny.
W spółce z o.o. do systemu loguje się podmiot — i to zarząd odpowiada za to, kto w imieniu spółki może wystawiać, odbierać i przeglądać faktury.
Od kiedy KSeF dotyczy spółek z o.o.?
Od 1 lutego 2026 r. spółki muszą liczyć się z tym, że część faktur zakupowych będzie dostępna w KSeF, szczególnie od większych kontrahentów.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje większość pozostałych podatników, w tym spółki z o.o.
Dla najmniejszych podmiotów przewidziano czasowy wyjątek — jeżeli wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, można do końca 2026 roku wystawiać faktury poza KSeF. Po przekroczeniu limitu obowiązek wystawiania faktur w KSeF pojawia się już od faktury, która ten limit przekroczyła.
Jak spółka z o.o. uzyskuje dostęp do KSeF?
Są dwie ścieżki:
- jeśli spółka ma pieczęć kwalifikowaną z nadanym numerem NIP, może zalogować się nią bezpośrednio — bez dodatkowych formalności wobec urzędu skarbowego,
- jeśli pieczęci nie ma, trzeba złożyć do urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną (np. członka zarządu, księgową), która jako pierwsza uzyska dostęp administracyjny do systemu w imieniu spółki.
Osoba wskazana w ZAW-FA loguje się do KSeF Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, a następnie — już bez kolejnych zgłoszeń papierowych — samodzielnie nadaje dalsze uprawnienia elektronicznie w samym systemie: innym pracownikom, kolejnym członkom zarządu, a także innym podmiotom, np. biuru rachunkowemu.
Zarząd wieloosobowy — o czym pamiętać
Przy zarządzie wieloosobowym warto ustalić z góry, kto jest pierwszym administratorem systemu i czy dostęp mają otrzymać także pozostali członkowie zarządu. Dobrą praktyką jest nienadawanie uprawnień tylko jednej osobie — urlop, choroba czy zmiana w składzie zarządu nie powinny blokować wystawiania czy odbioru faktur.
Zmiana w składzie zarządu to również sygnał, żeby zweryfikować i zaktualizować uprawnienia w KSeF — automatycznie się one nie zmieniają.
Jak ułożyć współpracę z biurem rachunkowym
Do tej pory wiele spółek wysyłało faktury do biura rachunkowego mailem, przez panel klienta albo przekazywało je papierowo. W KSeF ten obieg się zmienia — dokument funkcjonuje w systemie, a nie jako załącznik do maila.
Dlatego warto wcześniej ustalić:
- kto w spółce wystawia faktury sprzedaży,
- kto odbiera faktury kosztowe,
- czy biuro rachunkowe ma otrzymać bezpośredni dostęp do KSeF jako uprawniony podmiot,
- czy program do fakturowania używany w spółce obsługuje KSeF i wielu użytkowników jednocześnie.
Kto odpowiada za dostęp do faktur?
Spółka — reprezentowana przez zarząd — odpowiada za wystawianie faktur i nadanie właściwych uprawnień w KSeF. Bez tego biuro rachunkowe może nie mieć możliwości pobrania dokumentów z systemu.
Fengo Sp. z o.o. | Biuro Rachunkowe | Cieszyn
www.fengo.pl | biuro@fengo.pl
