Aby korzystać z KSeF, każda osoba wykonująca jakąkolwiek czynność w systemie musi posiadać odpowiednie uprawnienie. Zanim system pozwoli na wystawienie lub odebranie faktury, musi zweryfikować tożsamość użytkownika – czyli upewnić się, że dana osoba faktycznie ma prawo działać w imieniu podatnika. Innymi słowy: zanim wystawisz lub odbierzesz fakturę w KSeF, musisz się w nim uwierzytelnić.
Możliwe są cztery metody uwierzytelnienia:
1. Środek identyfikacji elektronicznej (np. ePUAP, profil zaufany, logowanie przez bank).
2. Kwalifikowany podpis elektroniczny.
3. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna.
4. Certyfikat KSeF, generowany po wcześniejszym uwierzytelnieniu podatnika lub uprawnionego podmiotu.
Do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie jeszcze logowanie przy użyciu tokena, działającego na dotychczasowych zasadach. Po tym terminie token zostanie zastąpiony certyfikatem KSeF. Użytkownicy korzystający z tokena nie będą mogli wygenerować certyfikatu KSeF, dopóki nie zmienią sposobu uwierzytelnienia.
Jak nadać pierwsze uprawnienia?
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)
W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą proces jest bardzo prosty:
1. Wejdź na stronę https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
2. Zaloguj się za pomocą ePUAP, banku lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
3. Po zalogowaniu nadaj uprawnienia konkretnym osobom (np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego).
Spółki i inne jednostki (niebędące osobami fizycznymi)
W przypadku spółek oraz innych podmiotów prawnych procedura wygląda nieco inaczej:
1. Wybierz jedną osobę fizyczną (przedstawiciela), która otrzyma w KSeF tzw. uprawnienia właścicielskie.
2. Zgłoś ją do urzędu skarbowego za pomocą formularza ZAW-FA.
3. Po zarejestrowaniu przedstawiciela, osoba ta może zalogować się do KSeF (ePUAP, bank, podpis kwalifikowany) i nadać dalsze uprawnienia innym osobom.
Alternatywnie, spółki mogą również nadawać uprawnienia przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Podsumowując - podstawą rozpoczęcia pracy z KSeF jest prawidłowe uwierzytelnienie oraz nadanie odpowiednich uprawnień. W zależności od formy prowadzenia działalności gospodarczej – JDG, spółka czy inny podmiot – proces ten wygląda nieco inaczej, jednak w każdym przypadku kluczowe jest, by odpowiednie osoby zostały zweryfikowane i przypisane do systemu.
Nie musisz sam mierzyć się z KSeF! Zespół Biura Rachunkowego Fengo służy pomocą i wsparciem na każdym etapie wdrożenia.
Fengo Sp. z o.o. | Biuro Rachunkowe | Cieszyn
www.fengo.pl | biuro@fengo.pl
