Wenn das Geschäftsjahr Ihres Unternehmens mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, endet die gesetzliche Frist für die Feststellung des Jahresabschlusses für 2025 am 30. Juni 2026. Danach bleibt nur noch die Einreichung beim Register.
Das ist ein guter Moment zu prüfen, ob der vollständige Satz an Unterlagen fertig und unterschrieben ist.
Drei Fristen, an die man denken muss
Bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, gelten drei Termine:
• 31. März 2026ist die Frist für die Aufstellung und Unterzeichnung des Abschlusses
• 30. Juni 2026ist die Frist für die Feststellung des Abschlusses durch das Eigentümerorgan
• 15. Juli 2026 also 15 Tage ab dem Tag der Feststellung - ist die letzte Frist für die Einreichung des vollständigen Satzes beim Register
Weicht das Geschäftsjahr vom Kalenderjahr ab, gilt dieselbe Regel: 3 Monate für die Aufstellung, 6 Monate für die Feststellung, 15 Tage für die Einreichung.
Woraus der eingereichte Satz besteht
Der Jahresabschluss selbst ist eine XML-Datei in der logischen Struktur des Finanzministeriums. Sie sollte enthalten:
• die Einleitung zum Jahresabschluss,
• die Bilanz,
• die Gewinn- und Verlustrechnung,
• den Anhang (ergänzende Angaben und Erläuterungen).
Einheiten, die einer Pflichtprüfung unterliegen, fügen zusätzlich die Kapitalflussrechnung und die Eigenkapitalveränderungsrechnung bei.
Kleinst- und kleine Einheiten dürfen vereinfachte Muster verwenden.
Beim Register werden auch weitere Unterlagen eingereicht:
• den Beschluss über die Feststellung des Jahresabschlusses,
• den Beschluss über die Gewinnverwendung oder die Verlustdeckung,
• den Lagebericht (Kapitalgesellschaften; Kleinst- und kleine Einheiten können darauf verzichten, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind),
• den Bericht des Abschlussprüfers, wenn die Prüfung Pflicht ist.
Der häufigste Grund für die Zurückweisung einer Einreichung ist kein Fehler in der Bilanz, sondern ein fehlender Beschluss oder Lagebericht.
Wer unterschreibt und wo eingereicht wird
Den Abschluss unterzeichnen elektronisch: die Person, die die Handelsbücher führt, und der Leiter der Einheit, also der Vorstand. Bei einem mehrköpfigen Vorstand kann eine Person unterschreiben, und die übrigen geben Erklärungen ab, dass der Abschluss den Anforderungen des Gesetzes entspricht. Zulässig sind eine qualifizierte Signatur, ein vertrauenswürdiges Profil oder eine persönliche Signatur.
Der Ort der Einreichung hängt von der Rechtsform ab:
• im Landesgerichtsregister (KRS) eingetragene Unternehmen reichen den Satz über das Portal der Gerichtsregister beim Repositorium der Finanzdokumente ein. Die Einreichung ist kostenlos, wenn sie von einer vertretungsberechtigten Person vorgenommen wird, deren PESEL-Nummer im KRS offengelegt ist, oder von einem berufsmäßigen Bevollmächtigten (Rechtsanwalt, Rechtsberater, Steuerberater). In den übrigen Fällen, etwa wenn dem Vorstand ein Ausländer ohne PESEL-Nummer angehört, bleibt der kostenpflichtige S24-Weg,
• Körperschaftsteuerpflichtige, die nicht im KRS eingetragen sind, sowie einkommensteuerpflichtige Personen, die Handelsbücher führen, reichen den Abschluss beim Leiter der Landesfinanzverwaltung ein.
Warten Sie nicht bis zum letzten Tag
Die nicht fristgerechte Einreichung des Abschlusses zieht eine Geldstrafe für den Leiter der Einheit und ein Zwangsverfahren seitens des Registergerichts nach sich, in extremen Fällen sogar die Auflösung der Gesellschaft. Die Feststellung des Jahresabschlusses ist außerdem Voraussetzung für die Auszahlung einer Dividende.
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