Jeżeli rok obrotowy Twojej firmy pokrywa się z kalendarzowym, ustawowy termin na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2025 rok mija 30 czerwca 2026 roku. Następnie pozostaje już tylko wysyłka do rejestru.
To dobry moment, żeby sprawdzić, czy komplet dokumentów jest gotowy i podpisany.
Trzy terminy, o których trzeba pamiętać
Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu obowiązują trzy daty:
• 31 marca 2026to termin sporządzenia i podpisania sprawozdania
• 30 czerwca 2026to termin zatwierdzenia sprawozdania przez organ właścicielski
• 15 lipca 2026 czyli 15 dni od dnia zatwierdzenia - to ostateczny termin złożenia kompletu w rejestrze
Jeśli rok obrotowy jest inny niż kalendarzowy, stosuje się tę samą zasadę: 3 miesiące na sporządzenie, 6 miesięcy na zatwierdzenie, 15 dni na wysyłkę.
Co wchodzi w skład wysyłanego kompletu
Samo sprawozdanie finansowe to plik XML w strukturze logicznej Ministerstwa Finansów. Powinien zawierać:
• wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• informację dodatkową (dodatkowe informacje i objaśnienia).
Jednostki objęte obowiązkowym badaniem dołączają dodatkowo rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale własnym.
Jednostki mikro i małe mogą korzystać z uproszczonych wzorów.
Do rejestru wysyła się także dodatkowe dokumenty:
• uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności (spółki kapitałowe; jednostki mikro i małe mogą z niego zrezygnować przy spełnieniu warunków ustawowych),
• sprawozdanie biegłego rewidenta, jeśli badanie jest obowiązkowe.
Najczęstszy powód odrzucenia zgłoszenia to nie błąd w bilansie, lecz brak jednej z uchwał albo sprawozdania z działalności.
Kto podpisuje i gdzie składa
Sprawozdanie podpisują elektronicznie: osoba prowadząca księgi rachunkowe oraz kierownik jednostki, czyli zarząd. Przy zarządzie wieloosobowym może podpisać jedna osoba, a pozostali składają oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy. Dopuszczalny jest podpis kwalifikowany, profil zaufany lub podpis osobisty.
Miejsce złożenia zależy od formy prawnej:
• podmioty wpisane do KRS składają komplet do Repozytorium Dokumentów Finansowych przez Portal Rejestrów Sądowych. Zgłoszenie jest bezpłatne, jeśli dokona go osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, albo zawodowy pełnomocnik (adwokat, radca prawny, doradca podatkowy). W pozostałych przypadkach, na przykład gdy w zarządzie jest cudzoziemiec bez numeru PESEL, pozostaje płatny tryb S24,
• podatnicy CIT niewpisani do KRS oraz podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe składają sprawozdanie do Szefa KAS.
Nie czekaj do ostatniego dnia
Niezłożenie sprawozdania w terminie grozi grzywną dla kierownika jednostki i postępowaniem przymuszającym ze strony sądu rejestrowego, a w skrajnych przypadkach nawet rozwiązaniem spółki. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest także warunkiem wypłaty dywidendy.
Fengo Sp. z o.o. | Biuro Rachunkowe | Cieszyn
www.fengo.pl | biuro@fengo.pl
