Der Status eines Unternehmers nach dem Umsatzsteuergesetz hängt nicht davon ab, ob er nach dem Rechnungslegungsgesetz eine Kleinst-, kleine, mittlere oder große Einheit ist. In der Umsatzsteuer gelten völlig andere Kriterien. Von Bedeutung sind vor allem die Art der ausgeübten Tätigkeiten, der Wert der Umsätze, die Art der Steuerabrechnung sowie der Charakter der Geschäftsvorfälle.
1. Von der Umsatzsteuer befreiter Steuerpflichtiger
Eine der grundlegenden Möglichkeiten ist die Inanspruchnahme der subjektiven Umsatzsteuerbefreiung. Ab dem 1. Januar 2026 beträgt die Umsatzgrenze, die zu dieser Befreiung berechtigt: 240 000 zł jährlich. Bei Aufnahme der Tätigkeit im Laufe des Jahres wird die Grenze anteilig zum Zeitraum der Tätigkeit ermittelt.
Ein Steuerpflichtiger, der die subjektive Befreiung nutzt:
- rechnet dem Umsatz grundsätzlich keine Umsatzsteuer hinzu,
- zieht keine Vorsteuer aus Einkäufen ab,
- reicht die JPK_V7 nicht regelmäßig ein,
- ist verpflichtet, eine Umsatzaufzeichnung zu führen, die die Kontrolle der Befreiungsgrenze ermöglicht.
Das bloße Unterschreiten von 240 000 zł genügt jedoch nicht immer. Das Gesetz nennt Tätigkeiten, deren Ausübung die Nutzung der subjektiven Befreiung ausschließt. Das betrifft unter anderem Rechtsdienstleistungen, Beratungsleistungen, Juwelierleistungen und den Forderungseinzug einschließlich Factoring, sowie bestimmte Warenlieferungen.
Wird die Grenze überschritten, verliert die Befreiung ihre Wirkung ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wurde, und nicht erst ab dem folgenden Monat oder dem folgenden Jahr.
2. Aktiver Umsatzsteuerpflichtiger
Ein aktiver Umsatzsteuerpflichtiger rechnet die geschuldete Steuer aus seinen Umsätzen ab und - wenn er die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt - darf die Vorsteuer aus Einkäufen abziehen.
Die Registrierung erfolgt auf dem Formular VAT-R. Ein aktiver Umsatzsteuerpflichtiger reicht die entsprechende JPK-Datei ein: JPK_V7M-bei monatlicher Abrechnung, oder JPK_V7K-wenn er zur vierteljährlichen Abrechnung berechtigt ist.
Auch bei vierteljährlicher Abrechnung wird der Aufzeichnungsteil der JPK für jeden Monat übermittelt. Nach Ablauf des Quartals enthält die dritte Datei auch den Erklärungsteil für das gesamte Quartal.
3. Kleiner Umsatzsteuerpflichtiger
„Kleiner Steuerpflichtiger” ist in der Umsatzsteuer ein eigenständiger Status. Er ist weder mit einer kleinen Einheit nach dem Rechnungslegungsgesetz noch mit der Umsatzsteuerbefreiung gleichzusetzen.
Kleiner Umsatzsteuerpflichtiger ist im Grundsatz ein Steuerpflichtiger, dessen Umsatzwert einschließlich Umsatzsteuer im Vorjahr den Gegenwert nicht überschritten hat von:2 000 000 Euro. Für den Status des kleinen Steuerpflichtigen im Jahr 2026 bedeutet das beim Eurokurs vom 1. Oktober 2025 in Höhe von 4,2586 zł eine Grenze von: 8 517 000 zł.
Das Gesetz sieht eine gesonderte Grenze von 45 000 Euro unter anderem für Agenten, Auftragnehmer und bestimmte auf Provisionsbasis vergütete Unternehmen vor.
Der Status des kleinen Umsatzsteuerpflichtigen eröffnet vor allem die Wahl der Ist-Besteuerung sowie - nach Erfüllung weiterer Voraussetzungen – die vierteljährliche Abrechnung der Umsatzsteuer.
4. Die Ist-Besteuerung
Ein kleiner Steuerpflichtiger kann die Ist-Besteuerung wählen.
Stark vereinfacht bedeutet sie, dass bei einem typischen B2B-Umsatz an einen aktiven Umsatzsteuerpflichtigen die Steuerschuld grundsätzlich mit dem Erhalt der Zahlung entsteht, und nicht schon aufgrund der bloßen Ausführung der Leistung oder Lieferung.
Andererseits darf ein Steuerpflichtiger, der die Ist-Besteuerung anwendet, die Vorsteuer aus Einkäufen frühestens in dem Zeitraum abziehen, in dem er selbst für den Einkauf gezahlt hat.
Die Wahl der Ist-Besteuerung erfordert eine Mitteilung an das Finanzamt.
5. Monatliche oder vierteljährliche Abrechnung?
Die grundlegende Art der Umsatzsteuerabrechnung ist die monatliche Abrechnung.
Ein kleiner Steuerpflichtiger kann jedoch - nach Erfüllung der Voraussetzungen – die vierteljährliche Abrechnung nutzen. Das betrifft sowohl kleine Steuerpflichtige mit Ist-Besteuerung als auch kleine Steuerpflichtige, die die Umsatzsteuer nach allgemeinen Grundsätzen abrechnen.
Das bedeutet allerdings nicht, dass jeder kleine Steuerpflichtige sofort auf das Quartal umsteigen kann.
Ein registrierter aktiver Umsatzsteuerpflichtiger darf die vierteljährliche Abrechnung in den ersten 12 Monaten ab dem Monat der Registrierung nicht nutzen. Das Gesetz sieht auch andere Fälle vor, die die Möglichkeit der vierteljährlichen Abrechnung ausschließen oder zeitweise einschränken.
6. EU-Umsatzsteuer - ein weiterer, eigenständiger Status
Die Registrierung zur EU-Umsatzsteuer bedeutet nicht, dass anstelle des aktiven oder befreiten Status eine neue „Art” von Umsatzsteuerpflichtigem entsteht. Es handelt sich um eine zusätzliche Registrierung im Zusammenhang mit bestimmten Geschäften innerhalb der Europäischen Union.
Die bloße Nutzung der subjektiven Befreiung in Polen bedeutet also nicht automatisch, dass keine Pflichten im Zusammenhang mit Auslandsgeschäften bestehen.
Vorsicht bei ähnlich klingenden Grenzen
In den Steuervorschriften taucht der Begriff „kleiner Steuerpflichtiger” sehr häufig auf, seine Bedeutung ist jedoch stets gesondert für das jeweilige Gesetz zu bestimmen.
Der Begriff des kleinen Steuerpflichtigen kommt auch in den Gesetzen über die Einkommen- und die Körperschaftsteuer vor. Obwohl die grundlegende Umsatzerlösgrenze ähnlich ist und dem Gegenwert von 2 Mio. Euro entspricht, hat der Status des kleinen Steuerpflichtigen in jedem dieser Gesetze andere Folgen.
In der Umsatzsteuer ist er vor allem mit der Ist-Besteuerung und der Möglichkeit vierteljährlicher Abrechnungen verbunden, in der Einkommen- und Körperschaftsteuer dagegen unter anderem mit vierteljährlichen Vorauszahlungen und der Sofortabschreibung. In der Körperschaftsteuer ist der Status des kleinen Steuerpflichtigen darüber hinaus eine der Voraussetzungen für die Anwendung des Satzes von 9%, neben einer gesonderten Grenze der im laufenden Steuerjahr erzielten Erlöse.
Die richtige Bestimmung des umsatzsteuerlichen Status wirkt sich unter anderem auf die Art der Steuerabrechnung, den Umfang der auf Rechnungen auszuweisenden Daten und Kennzeichen, die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs, die Aufzeichnungs- und Berichtspflichten und – bei Anwendung der Ist-Besteuerung - den Zeitpunkt der Entstehung der Steuerschuld aus.
Fengo Sp. z o.o. | Buchhaltungsbüro | Cieszyn
Der obige Artikel dient ausschließlich Informations- und Bildungszwecken. Er stellt keine Steuerberatung im Sinne des Gesetzes vom 5. Juli 1996 über die Steuerberatung dar. In Einzelfällen empfehlen wir die Konsultation eines Steuerberaters oder der zuständigen Steuerbehörde.
