Національна система електронних рахунків це державна система для виставлення, отримання та зберігання структурованих рахунків.
Рахунок уже не буде лише файлом PDF, надісланим поштою. Рахунок, виставлений у KSeF, потрапляє до центральної системи й отримує спеціальний ідентифікаційний номер.
У товаристві з обмеженою відповідальністю до системи входить сам суб'єкт — і саме правління відповідає за те, хто від імені товариства може виставляти, отримувати та переглядати рахунки.
Відколи KSeF стосується товариств з обмеженою відповідальністю?
Від 1 лютого 2026 р. товариства мусять зважати на те, що частина закупівельних рахунків буде доступна в KSeF, особливо від більших контрагентів.
Від 1 квітня 2026 р. обов'язок виставлення рахунків у KSeF охоплює більшість решти платників, у тому числі товариства з обмеженою відповідальністю.
Для найменших суб'єктів передбачено тимчасовий виняток — якщо вартість продажу, задокументованого рахунками, у даному місяці не перевищує 10 000 zł брутто, можна до кінця 2026 року виставляти рахунки поза KSeF. Після перевищення ліміту обов'язок виставлення рахунків у KSeF з'являється вже від рахунка, який цей ліміт перевищив.
Як товариство з обмеженою відповідальністю отримує доступ до KSeF?
Є два шляхи:
- якщо товариство має кваліфіковану печатку з наданим податковим номером (NIP), воно може увійти нею безпосередньо — без додаткових формальностей щодо податкової інспекції,
- якщо печатки немає, треба подати до податкової інспекції повідомлення ZAW-FA, вказавши фізичну особу (наприклад, члена правління, бухгалтерку), яка першою отримає адміністративний доступ до системи від імені товариства.
Особа, вказана в ZAW-FA, входить до KSeF Довіреним профілем або кваліфікованим підписом, а потім — уже без наступних паперових подань — самостійно надає подальші повноваження електронно в самій системі: іншим працівникам, наступним членам правління, а також іншим суб'єктам, наприклад бухгалтерському бюро.
Багатоособове правління — про що пам'ятати
За багатоособового правління варто визначити наперед, хто є першим адміністратором системи і чи доступ мають отримати також решта членів правління. Доброю практикою є ненадання повноважень лише одній особі — відпустка, хвороба чи зміна у складі правління не повинні блокувати виставлення чи отримання рахунків.
Зміна у складі правління це також сигнал перевірити та оновити повноваження в KSeF — автоматично вони не змінюються.
Як налагодити співпрацю з бухгалтерським бюро
Досі багато товариств надсилали рахунки до бухгалтерського бюро поштою, через панель клієнта або передавали їх у паперовій формі. У KSeF цей обіг змінюється — документ функціонує в системі, а не як додаток до листа.
Тому варто заздалегідь визначити:
- хто в товаристві виставляє рахунки з продажу,
- хто отримує витратні рахунки,
- чи має бухгалтерське бюро отримати безпосередній доступ до KSeF як уповноважений суб'єкт,
- чи програма для виставлення рахунків, яку використовує товариство, підтримує KSeF і багатьох користувачів одночасно.
Хто відповідає за доступ до рахунків?
Товариство — представлене правлінням — відповідає за виставлення рахунків і надання належних повноважень у KSeF. Без цього бухгалтерське бюро може не мати можливості завантажити документи із системи.
Fengo Sp. z o.o. | Бухгалтерське бюро | Цешин
www.fengo.pl | biuro@fengo.pl
