Národný systém e-faktúr je štátny systém na vystavovanie, prijímanie a uchovávanie štruktúrovaných faktúr.
Faktúra už nebude len súborom PDF poslaným mailom. Faktúra vystavená v KSeF putuje do centrálneho systému a získava osobitné identifikačné číslo.
V spoločnosti s ručením obmedzeným sa do systému prihlasuje subjekt – a za to, kto smie v mene spoločnosti vystavovať, prijímať a prezerať faktúry, zodpovedá štatutárny orgán.
Odkedy sa KSeF týka spoločností s ručením obmedzeným?
Od 1. februára 2026 musia spoločnosti počítať s tým, že časť nákupných faktúr bude dostupná v KSeF, najmä od väčších obchodných partnerov.
Od 1. apríla 2026 povinnosť vystavovať faktúry v KSeF zahŕňa väčšinu ostatných daňovníkov, vrátane spoločností s ručením obmedzeným.
Pre najmenšie subjekty bola stanovená dočasná výnimka – ak hodnota predaja doloženého faktúrami v danom mesiaci nepresiahne 10 000 zł brutto, možno do konca roka 2026 vystavovať faktúry mimo KSeF. Po prekročení limitu vzniká povinnosť vystavovať faktúry v KSeF už od faktúry, ktorá tento limit prekročila.
Ako spoločnosť s ručením obmedzeným získa prístup do KSeF?
Existujú dve cesty:
- ak má spoločnosť kvalifikovanú pečať s prideleným daňovým identifikačným číslom (NIP), môže sa ňou prihlásiť priamo – bez ďalších formalít voči daňovému úradu,
- ak pečať nemá, treba podať daňovému úradu oznámenie ZAW-FA a označiť fyzickú osobu (napr. člena štatutárneho orgánu, účtovníčku), ktorá ako prvá získa správcovský prístup do systému v mene spoločnosti.
Osoba označená v ZAW-FA sa do KSeF prihlási Dôveryhodným profilom alebo kvalifikovaným podpisom, a potom – už bez ďalších papierových podaní – sama udeľuje ďalšie oprávnenia elektronicky priamo v systéme: ďalším zamestnancom, ďalším členom štatutárneho orgánu, a tiež iným subjektom, napríklad účtovnej kancelárii.
Viacčlenný štatutárny orgán – na čo pamätať
Pri viacčlennom štatutárnom orgáne sa oplatí vopred určiť, kto je prvým správcom systému a či majú prístup dostať aj ostatní členovia. Dobrou praxou je neudeľovať oprávnenia iba jednej osobe – dovolenka, choroba či zmena v zložení orgánu by nemali blokovať vystavovanie alebo príjem faktúr.
Zmena v zložení štatutárneho orgánu je zároveň signálom na preverenie a aktualizáciu oprávnení v KSeF – automaticky sa nemenia.
Ako nastaviť spoluprácu s účtovnou kanceláriou
Doteraz mnohé spoločnosti posielali faktúry do účtovnej kancelárie mailom, cez klientsky panel alebo ich odovzdávali papierovo. V KSeF sa tento obeh mení – dokument funguje v systéme, a nie ako príloha mailu.
Preto sa oplatí vopred stanoviť:
- kto v spoločnosti vystavuje predajné faktúry,
- kto prijíma nákladové faktúry,
- či má účtovná kancelária dostať priamy prístup do KSeF ako oprávnený subjekt,
- či fakturačný program používaný v spoločnosti podporuje KSeF a viacerých používateľov naraz.
Kto zodpovedá za prístup k faktúram?
Spoločnosť – zastúpená štatutárnym orgánom – zodpovedá za vystavovanie faktúr a za udelenie správnych oprávnení v KSeF. Bez toho nemusí mať účtovná kancelária možnosť stiahnuť dokumenty zo systému.
Fengo Sp. z o.o. | Účtovná kancelária | Cieszyn
www.fengo.pl | biuro@fengo.pl
