Aby ste mohli KSeF používať, každá osoba vykonávajúca akýkoľvek úkon v systéme musí mať zodpovedajúce oprávnenie. Skôr než systém umožní vystaviť alebo prijať faktúru, musí overiť totožnosť používateľa – teda uistiť sa, že daná osoba skutočne má právo konať v mene daňovníka. Inými slovami: skôr než v KSeF vystavíte alebo prijmete faktúru, musíte sa v ňom autentifikovať.
Možné sú štyri metódy autentifikácie:
1. Prostriedok elektronickej identifikácie (napr. ePUAP, dôveryhodný profil, prihlásenie cez banku).
2. Kvalifikovaný elektronický podpis.
3. Kvalifikovaná elektronická pečať.
4. Certifikát KSeF, generovaný po predchádzajúcej autentifikácii daňovníka alebo oprávneného subjektu.
Do 31. decembra 2026 bude ešte možné prihlasovanie pomocou tokenu, fungujúceho podľa doterajších pravidiel. Po tomto termíne token nahradí certifikát KSeF. Používatelia využívajúci token nebudú môcť certifikát KSeF vygenerovať, kým nezmenia spôsob autentifikácie.
Ako udeliť prvé oprávnenia?
Jednoosobové podnikanie (JDG)
V prípade podnikateľov prevádzkujúcich jednoosobové podnikanie je postup veľmi jednoduchý:
1. Prejdite na stránku https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
2. Prihláste sa pomocou ePUAP, banky alebo kvalifikovaného elektronického podpisu.
3. Po prihlásení udeľte oprávnenia konkrétnym osobám (napr. účtovníčke alebo pracovníkovi účtovnej kancelárie).
Spoločnosti a iné jednotky (ktoré nie sú fyzickými osobami)
V prípade spoločností a iných právnických subjektov vyzerá postup trochu inak:
1. Vyberte jednu fyzickú osobu (zástupcu), ktorá v KSeF získa tzv. vlastnícke oprávnenia.
2. Ohláste ju daňovému úradu pomocou formulára ZAW-FA.
3. Po zaregistrovaní zástupcu sa táto osoba môže prihlásiť do KSeF (ePUAP, banka, kvalifikovaný podpis) a udeliť ďalšie oprávnenia iným osobám.
Alternatívne môžu spoločnosti udeľovať oprávnenia aj pomocou kvalifikovanej elektronickej pečate.
Zhrnutie - základom začiatku práce s KSeF je správna autentifikácia a udelenie zodpovedajúcich oprávnení. V závislosti od formy vykonávania hospodárskej činnosti – jednoosobové podnikanie, spoločnosť či iný subjekt – vyzerá tento postup trochu inak, v každom prípade je však kľúčové, aby boli príslušné osoby overené a priradené do systému.
Nemusíte sa s KSeF pasovať sami! Tím účtovnej kancelárie Fengo poskytuje pomoc a podporu v každej fáze zavádzania.
Fengo Sp. z o.o. | Účtovná kancelária | Cieszyn
www.fengo.pl | biuro@fengo.pl
